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La gestione delle partite | |||
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La gestione delle partite, e delle scadenze ad esse associate, si rivela uno strumento utile soprattutto per le installazioni aziendali di Business: attivando l'apposita opzione nell'Anagrafica del conto interessato, può essere abilitata per quei conti, in particolare clienti e fornitori, di cui interessa sapere quali fatture - coi relativi movimenti di insoluti, acconti, note di accredito ecc. - sono già state saldate (pagate o incassate). In particolare, per il conto EFFETTI ATTIVI è importante sapere l'esito di ogni effetto, Ric.bancaria o tratta: presentata al sbf, al dopo incasso, ritornata insoluta, ecc.; dal nostro punto di vista ogni effetto può rappresentare una partita. Operativamente per ogni movimento sul conto dichiarato "a partite", deve essere indicato il numero di partita a cui si riferisce. Per numero partita s'intende la combinazione di 3 diverse informazioni o campi:
Per esempio, la fattura n. 67/A del 16.01.2014 avrà per lo più come numero partita il 67, come alfa partita la A e come anno partita 2014. Al momento dell'apertura della partita (es. ricevimento della fattura del fornitore) il programma attribuisce un numero partita che può essere:
Al momento della chiusura parziale (pagamento parziale o ricevimento di nota d'accredito a parziale storno della fattura) o totale della partita (totale pagamento o nota d'accredito a totale storno), va indicato il numero originariamente attribuito a quella partita. Occorre poi distinguere i concetti di partitario cronologico e partitario a partite. Il partitario cronologico, o mastrino di contabilità, è l'elenco cronologico dei movimenti in Dare ed in Avere registrati in un certo periodo di tempo su un certo conto, con l'eventuale indicazione del saldo precedente e del saldo finale. Segue un esempio: Il partitario o mastrino corrisponde a quella che l'attuale legislazione tributaria chiama "scritture ausiliarie", da cui si desumono le variazioni e le consistenze dei vari elementi patrimoniali e di reddito. Per le aziende in regime ordinario di contabilità sono scritture obbligatorie. Il partitario a partite è invece un elenco di movimenti contabili ordinati per numero di partita, per stabilire quali di esse si possono considerare chiuse e quali aperte. Il mastrino dell'esempio precedente può corrispondere ad un partitario a partite del tipo: Si notano bene le prime due partite chiuse (la n. 33 e la n. 45) ed una partita ancora aperta (la n. 58). Alternativamente, omettendo le partite chiuse, abbiamo il partitario a sole partite aperte, detto anche estratto conto:
La gestione delle partite permette di avere sia il partitario cronologico che il partitario a partite chiuse ed aperte o a sole partite aperte. Il compito di attribuire una particolare partita ad ogni movimento risulta facilitato dalla possibilità di richiamare l'estratto conto del conto gestito a partite al momento della registrazione in prima nota: così è più facile chiudere le singole partite o attribuire i pagamenti parziali alle partite corrette. In definitiva, si consiglia la gestione a partite per i conti clienti e fornitori in genere e per sottoconti particolari come il conto Effetti Attivi (o portafoglio attivo), qualora si voglia gestire l'emissione di ricevute bancarie e la presentazione di distinte. Non è invece consigliata la gestione a partite per:
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